Freelance : 8 astuces pour organiser son quotidien

Freelance : 8 astuces pour organiser son quotidien

Ce n’est pas tous les jours facile d’être freelance : conjuguer la vie personnelle et professionnelle, faire comprendre son mode de vie à ses proches, organiser son quotidien… Un freelance est surtout un super-héros ! Oui, oui, vous avez forcément des pouvoirs extraordinaires pour jongler avec autant d’aisance entre toutes ces responsabilités. Personnellement, j’ai eu pas mal d’accrocs avant de m’organiser efficacement. Et je sais que j’ai encore beaucoup de choses à apprendre ! Je vais partager avec vous les 8 astuces qui m’ont permis de gagner du temps et de la sérénité.

L’espace de travail

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Je ne sais pas vous, mais si mon espace de travail est en désordre : ma tête l’est aussi ! J’ai de la chance d’avoir un métier qui ne demande pas tant de matériels. Mais je peux vous dire, quand je sors mes carnets, mes stylos, que j’étale tout sur mon espace de travail… On ne voit plus rien. Alors je n’imagine pas pour les créateurs et artisans : difficile d’avoir un espace rangé. Prenez le temps, chaque soir, de ranger un minimum vos affaires : vous gagnerez du temps en évitant de chercher votre matériel et vous gagnerez aussi en tranquillité. Parole d’ancienne désordonnée !

Les to-do list

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To do or not to do… En tout cas, je ne peux plus m’en passer. En tant que freelance, ça m’est indispensable. Pendant la journée, j’écris sur mon bloc note les idées et les choses que je dois faire. Tous les soirs, je priorise mes activités pour le lendemain. Tous les matins je vérifie ma liste en commençant par les choses les plus urgentes et les plus rapides à réaliser. Au fur et à mesure, je raye les tâches réalisées. Et quelle satisfaction quand je termine une liste !

Ce conseil peut vous paraître vu et revu, mais je vous conseille de le suivre à la lettre. J’ai déjà vu des professionnels se battre avec des feuilles volantes, des post-its… Ce sont les détails qui font la différence auprès d’un client. Vous gagnerez en productivité, en professionnalisme et en bien-être.

Les outils : Evernote et Trello

Ces deux outils m’ont tellement simplifié la vie que je ne sais pas comment je ferais sans eux aujourd’hui. J’ai essayé de nombreux logiciels et ce sont ces deux-là qui me conviennent le mieux.

Evernote me sert essentiellement à écrire mes articles pour le blog. Et pourquoi ne pas utiliser un traitement de texte me diriez-vous : avec Evernote, je peux avoir accès à mes écrits n’importe quand. Cela reste un gain de temps considérable pour mon quotidien.

Il m’arrive assez régulièrement de cogiter et d’avoir de bonnes idées (je vous assure, ça arrive !) dans des endroits peu pratique : dans les transports en commun, dans la rue, quand je suis au fond de mon lit et que mon conjoint dort paisiblement à côté de moi… Pour éviter de perdre une idée ou de réveiller qui que ce soit en sortant mon ordinateur, je peux écrire rapidement mes pensées sur mon téléphone avec Evernote. L’application se synchronise automatiquement sur le cloud, ce qui me permet de retravailler le lendemain sous n’importe quel support. De plus, si mon ordinateur me lâche, je ne suis pas obligé de pleurer toutes les larmes de mon corps parce que j’ai perdu toutes mes données. Elle est pas belle la vie ?


Trello, c’est un outil que je connais depuis pas mal d’années. Je m’en servais déjà pendant mes études. Je l’ai abandonné par la suite lors de mes expériences professionnelles, ce qui m’a permis de le redécouvrir depuis moins d’un an maintenant. C’est un excellent outil de gestion pour organiser dans un même endroit toutes les informations, tous les projets ou toutes les documentations de votre activité.

source : getnave.com

Vous pouvez aussi synchroniser différentes applications sur Trello. Par exemple, je peux insérer mes articles Evernote, créer des projets en équipe, synchroniser mon cloud, suivre l’avancée d’un objectif… Tout cela au même endroit. Je gagne en efficacité, au lieu de sortir une dizaine d’applications différentes, je centralise toutes les données. Cela permet d’avoir une vue globale de mon entreprise.


J’ai aussi une petite astuce : si le client le souhaite, je lui propose de suivre l’avancée de son projet dans un tableau collaboratif. Je fais cela régulièrement pour les projets importants comme la création d’un site web. Le client est satisfait de voir le projet avancé, et nous aussi 😉 !

Le calendrier éditorial

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C’est peut-être l’un des conseils les plus important à mon sens.  Ne jamais planifier ses publications augmentent le risque d’être irrégulière, de rater les événements importants qui ont rapport avec votre activité et de ne pas pouvoir anticiper les périodes plus ou moins intensive de l’année. Si vous publiez sur Facebook, Instagram, Pinterest, que vous écrivez des articles, envoyez des newsletters et gérez les projets de vos clients… sans un minimum d’organisation, il y a forcément une tâche qui va passer à la trappe. Cela vous permettra aussi de vous fixer d’autres projets : créer des podcasts, réaliser des vidéos… Le calendrier vous permettra d’assurer votre planning au quotidien sans jamais se sentir submerger.

La programmation de vos réseaux sociaux

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Quelle merveilleuse innovation ! Hootsuite, Tailwind, Buffer… peu importe le logiciel que vous utilisez, la programmation est le meilleur moyen pour gagner du temps sur la publication de votre contenu. Personnellement, j’utilise Hootsuite, je programme mes photos au début du mois pour le mois entier. Je crée mes 30 ou 31 publications d’un seul coup, ensuite je rédige les textes et je termine par la programmation.

En général, cela me prend une journée et demi. Au lieu de publier tous les jours et d’utiliser votre temps à cela, interagissez quotidiennement avec votre communauté : vous gagnerez en productivité et en visibilité. N’oubliez pas que dans réseau social, il y a social 😉 Publier des photos ne suffit pas, alors libérez vous du temps pour les autres tâches.

Savoir diviser un grand projet en plusieurs petits objectifs

On a tous des rêves plus ou moins fou. Quand on est freelance, c’est encore pire : on s’imagine déjà dans les étoiles, on a plein de projets, notre créativité est sans limite ! Alors que pour l’instant on a juste une petite table avec notre PC, coincé entre la cuisine et le séjour… Quand on revient à la réalité, l’atterrissage est difficile. Pas de panique !! Pour réussir, il faut commencer. Je pourrais vous donner mille exemples d’entrepreneur qui ont persévéré et qui ont atteint leurs rêves les plus incroyables alors qu’ils n’avaient pas un euro en poche. Donnez vous des objectifs atteignables qui seront des étapes jusqu’à votre projet final.

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Je vous donne un exemple concret.

Personnellement, j’ai un rêve : plus tard, j’aimerais que mon entreprise fasse assez de bénéfices pour que je puisse engager une personne. J’aimerais pouvoir créer de l’emploi. C’est faisable, mais pas tout de suite. Je dois d’abord pouvoir me dégager un salaire convenable chaque mois. Et avant cela, je dois me trouver de nouveaux clients. Et pour trouver de nouveaux clients, je dois prospecter et créer du contenu pour démontrer mon expertise.

Alors sur mon planning de l’année, je me fixe des objectifs : ce mois-ci, premier mois d’ouverture de mon site web, je dois prospecter et obtenir des rendez-vous avec les clients que je vise. Je dois aussi rester régulière dans la réalisation de mes contenus, 4 articles par mois et la programmation de mes comptes Instagram et Pinterest. En octobre, j’ai pour objectif de me faire engager par deux nouveaux clients, de continuer la programmation de Pinterest et Instagram et d’ouvrir mon e-shop. Ainsi de suite jusqu’à mon objectif final de pouvoir engager une personne. Je remplirai cet objectif dans 1 an, 3 ans, 5 ans, peu importe.

L’essentiel est de rester fixer sur ses projets pour évoluer dans le sens que l’on souhaite. Ne vous imposez pas une cadence irréalisable : ça ne fera que vous démotiver.

Organiser… ses repas et ses courses

Rien à voir avec le pro j’en suis bien consciente, mais ce sont des tâches quotidiennes chronophages. Vous y passez du temps alors que vous pourriez l’utiliser de mille autres façons ! J’ai mes petites techniques personnelles. Comme je ne suis pas égoïste, je vous les partage. Au cours des années, je me suis créée un carnet rempli de menus pour la semaine, avec sur la page de droite le planning et sur la page de gauche la liste de course. Avec le temps, ce carnet est tellement rempli que les semaines où je ne veux pas perdre de temps avec ce genre d’organisation, je choisi un menu déjà fait il y a plusieurs mois. Comme cela, je n’ai pas besoin de réfléchir au repas, j’ai déjà ma liste de courses toute faite.

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Le petit plus : je commande au Drive, je n’ai même plus à parcourir les rayons. D’habitude, faire les courses n’est pas une corvée pour moi. Mais lors des semaines chargées, cette technique me fait gagnée 2-3 heures sur mon planning, ce qui n’est pas négligeable.

Et si vous voulez joindre l’utile à l’agréable, vous pouvez télécharger mon planning de la semaine pour créer vos propres menus en cliquant ici.

Du temps pour soi

“Mais, Alexia, je dois prendre du temps pour moi pour faciliter mon quotidien ? Déjà que je n’ai pas le temps de dormir, TU VEUX QUE JE PRENNE DU TEMPS POUR MOI ????”

Je sais je sais, calmez-vous, laissez-moi m’expliquer (oui je parle toute seule, je fais ce que je veux c’est mon blog). Je ne vous demande pas de prendre 3 heures par jour pour vous faire un spa. Mais si il y a bien quelques choses que j’ai retenu au fil des années, c’est qu’il faut savoir faire des pauses.

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Le cerveau n’est pas conçu pour être concentré sans être en veille de temps en temps. Vous allez devenir plus productif en alternant votre journée entre travail et repos. Et quand je dis repos, je parle de 10 minutes. Il suffit de peu de temps pour décompresser et continuer à travailler avec plus de facilité. Lisez quelques pages d’un livre, jouer à un jeu sur votre portable, regardez une vidéo sur Youtube, bref, faites vous plaisir.

Ces astuces sont simples, peut-être que vous en appliquez déjà quelques unes. Personnellement j’ai gagné un temps considérable en les appliquant. Avant je me sentais débordé sans être productive. Maintenant j’ai plus de temps pour me lancer dans d’autres projets. Cela me permet d’appréhender mes journées de façon plus positive. Et vous, quels sont vos astuces pour faciliter votre quotidien de freelance ?

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